Outlook - Perfectionnement
Optimisez votre productivité sur Outlook : automatisation, gestion de priorités avec To Do et IA Copilot. Un parcours 100% personnalisé avec en option e-learning et certification Tosa (RS6958).
Dates sur demande. · Formation exonérée de TVA.
Financer avec mon CPF ↗ Voir les dates de session →Inclus : 7 h avec formateur, certification TOSA
Financer avec mon CPF ↗ Être conseillé·eDans vos locaux ou à distance, aux dates de votre choix, programme adapté à vos outils. Prise en charge possible par votre OPCO.
Demander un devisCe que vous saurez faire
- Automatiser le tri et le traitement des flux d'emails entrants.
- Créer et gérer des règles de tri sophistiquées et des actions rapides.
- Industrialiser la rédaction de messages récurrents via les QuickParts.
- Piloter ses priorités quotidiennes en synchronisant Outlook et Microsoft To Do.
- Transformer en un clic des échanges complexes en tâches actionnables.
- Gérer efficacement les délégations de boîtes mail et d'agendas.
- Administrer des boîtes aux lettres partagées pour le travail en équipe.
- Utiliser l'IA Copilot pour synthétiser des fils de discussion longs.
- Rédiger des emails assistés par IA pour gagner en impact et en rapidité.
Programme détaillé
Public visé & prérequis
Public :
Professionnels utilisant Outlook au quotidien, collaborateurs souhaitant optimiser leur organisation, ou toute personne préparant la certification Tosa niveau Opérationnel.
Prérequis :
Maîtriser les fonctionnalités de base (Messagerie, Calendrier). Avoir suivi le Niveau 1 ou posséder un niveau Tosa Basique (351-550 pts). Disposer d'un compte Outlook 365 actif pour les modules IA.
Objectifs pédagogiques
- Automatiser le tri et le traitement des emails via des règles complexes et des actions rapides
- Industrialiser la rédaction de courriers grâce aux modèles et aux QuickParts
- Piloter les priorités et les échéances en synchronisant Outlook avec Microsoft To Do
- Optimiser la collaboration par la gestion des délégations et des boîtes partagées
- Intégrer l'IA Copilot pour assister la rédaction, la synthèse et l'analyse de vos échanges
Programme
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Module 1 – Automatisation du traitement de l'information :
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Utilisation experte des indicateurs de suivi et des catégories pour organiser le flux.
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Maîtrise du mode conversation.
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Création de règles de tri automatique sophistiquées et d'actions rapides personnalisées.
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Industrialisation de la rédaction via les modèles et les QuickParts.
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Module 2 – Pilotage des priorités avec Microsoft To Do :
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Transformation d'un email en tâche ou en rappel.
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Organisation du quotidien et gestion des tâches multi-projets.
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Programmation de tâches périodiques et suivi synchronisé entre les outils de la suite Microsoft 365.
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Module 3 – Collaboration et Délégation efficace :
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Mise en place de délégations (boîte mail, calendrier, tâches).
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Configuration fine des permissions et des droits d'accès.
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Administration et bonnes pratiques d'usage des boîtes de messagerie partagées pour fluidifier le travail d'équipe.
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Module 4 – Booster sa productivité avec l'IA Copilot :
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Activation et configuration de l'assistant Copilot.
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Résumé automatique de conversations longues et complexes.
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Rédaction assistée d'emails professionnels et suggestions de réponses.
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Extraction automatique des éléments clés et des actions à mener.
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Module 5 – E-learning & Versioning (Optionnel) : Accès 12 mois à la plateforme NAPSIA pour approfondir les spécificités des versions 2016 (E-learning CPF), 2019 (E-learning CPF) ou 2021 selon votre environnement.
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Module 6 – Certification (Si souhaité) : Préparation intensive (exercices types, tests blancs) et passage de la certification Tosa Outlook (RS6958).
Méthodes et moyens pédagogiques
- Exposés théoriques et démonstrations pratiques
- Cas pratiques progressifs sur Outlook
- Exercices de manipulation dans l'environnement du logiciel
- Quiz d'évaluation des connaissances en cours de formation
- Accès à la plateforme e-learning interactive NAPSIA (en option)
- Supports de formation Outlook comprenant explications théoriques
- Exercices pratiques pour découvrir toutes les fonctionnalités
- Conseils pour optimiser l'utilisation d'Outlook, support de cours fourni
- Quiz d'évaluation des connaissances en cours de formation
- Document pédagogique de synthèse remis en fin de session
- Exercices déposés dans l'extrant apprenant NAPSIA
- Accès à la plateforme e-learning NAPSIA 24h/24 pendant 12 mois (en option)
Modalités d’évaluation
Positionnement initial
- Quiz de consolidation des pré-requis administré en amont
- Test de positionnement obligatoire pour vérifier les compétences nécessaires
Suivi formation
- Feuilles de présence émargées par demi-journée
- Exercices pratiques et mises en situation tout au long de la formation
- Mesure de la progression des stagiaires
Évaluation finale
- Évaluation des acquis en fin de formation
- Test blanc TOSA complet niveau Opérationnel (551-725) avec analyse du score
- Formulaires d'évaluation de la formation
- Auto-évaluation des acquis de la formation par les stagiaires
- Attestation de fin de formation
- Passage de la certification TOSA Outlook en centre agréé
Évaluation à froid
Suivi post-formation : Questionnaire de satisfaction à j+60 mesurant l'impact en situation professionnelle.
Profil des formateurs
Consultant formateur spécialisé dans l'utilisation d'Outlook et la communication professionnelle, certifié TOSA.
Modalités d’admission
Inscription ouverte toute l'année.
Note Certification : Le passage de la certification Tosa Outlook (RS6958) est obligatoire pour tout financement via le CPF.
Accessibilité et délais d’accès
Délais d'accès à la formation
- Le délai d'accès à la formation est variable en fonction du dispositif de financement utilisé, du planning des formateurs et des contraintes du client. Pour les formations inter-entreprises, vous pouvez consulter notre calendrier en ligne ou prendre contact avec nous. Nous traitons vos demandes sous 48 heures
Accessibilité
- Si vous êtes en situation de handicap, merci de nous en informer afin de vous accompagner, vous orienter, et étudier les compensations nécessaires pour répondre au mieux à votre demande de formation. Certaines formations peuvent nécessiter une adaptation pour les personnes en fonction de leur handicap. Nous restons disponibles pour échanger ensemble et nous pourrons vous orienter vers un de nos partenaires : Agefiph, Cap Emploi
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