Gestion du temps et des priorités

Public :

• Managers et cadres opérationnels
• Chefs de projet et coordinateurs d'équipe
• Responsables de service souhaitant mieux organiser leur temps
• Tout professionnel souhaitant optimiser sa gestion du temps et gagner en sérénité

Prérequis :

• Être en situation de management ou avoir des responsabilités opérationnelles
• Aucun prérequis technique spécifique
• Venir avec son agenda et sa liste de tâches en cours

• Identifier ses habitudes de temps et les opportunités d'amélioration
• Maîtriser les méthodes de priorisation (Eisenhower, Pareto, MoSCoW)
• Organiser son temps et celui de son équipe avec efficacité et sérénité
• Déléguer avec confiance pour se libérer du temps à valeur ajoutée
• Gérer les interruptions et protéger son temps de concentration
• Optimiser sa productivité personnelle et collective dans la durée
• Mettre en place des rituels et systèmes pour une efficacité durable

Matin : Diagnostic et priorisation

1. Le diagnostic bienveillant : comment j'utilise mon temps ?

Objectif : Prendre conscience de l'utilisation réelle de son temps et identifier les opportunités de gain d'efficacité.

• Auto-diagnostic positif : comment j'organise réellement mes journées
• Les voleurs de temps du manager : réunions inefficaces, emails non gérés, interruptions, etc.
• Temps subi vs temps choisi : reprendre le contrôle progressivement
• La loi de Parkinson : "Le travail s'étale de façon à occuper le temps disponible"
• Identifier ses activités à forte valeur ajoutée vs activités chronophages
• Sortir du mode urgence permanente : retrouver de la sérénité
• Le multitâche : pourquoi il réduit l'efficacité et comment l'éviter

Exercice pratique :

• Cartographie de ma semaine passée : analyse bienveillante de mon utilisation du temps
• Identifier mes principales opportunités de gain de temps
• Calculer le temps que je pourrais libérer chaque semaine

1. Prioriser avec clarté : la méthode Eisenhower et au-delà

Objectif : Maîtriser les outils de priorisation pour distinguer l'urgent de l'important et se concentrer sur l'essentiel.

• La matrice d'Eisenhower : Urgent/Important - clarifier ses priorités
• Sortir progressivement du Quadrant 1 (urgent et important) pour gagner en sérénité
• Investir dans le Quadrant 2 (important non urgent) : la clé de l'efficacité durable
• La loi de Pareto (80/20) : identifier les 20% d'activités qui créent 80% de valeur
• La méthode MoSCoW : Must have, Should have, Could have, Won't have
• L'art de dire NON avec respect et sans culpabilité
• Prioriser pour son équipe : comment définir et communiquer clairement les priorités

Exercice pratique :

• Classer des tâches réelles dans la matrice Eisenhower
• Identifier ses activités Pareto : celles qui comptent vraiment
• Entraînement bienveillant : dire NON à des demandes non prioritaires (jeux de rôle)
• Définir mes priorités positives de la semaine prochaine

1. Planifier son temps avec efficacité et souplesse

Objectif : Construire un système de planification qui transforme les intentions en réalité tout en restant flexible.

• Les principes de la planification efficace : réalisme, flexibilité, régularité
• La méthode des time blocks : bloquer son temps de manière stratégique
• La règle du 60/20/20 : 60% planifié, 20% imprévu, 20% développement
• Planification hebdomadaire : le rituel inspirant du dimanche/lundi
• Planification quotidienne : la méthode des 3 priorités du jour
• Protéger son temps de concentration : les plages de travail approfondi
• Gérer l'énergie autant que le temps : identifier ses moments de meilleure forme
• Les outils de planification : agenda, listes, applications pratiques

Exercice pratique :

• Construire sa semaine idéale avec la méthode des time blocks
• Planifier sa journée de demain avec les priorités et temps protégés
• Identifier ses plages de concentration hebdomadaires à préserver

Après-midi : Délégation et optimisation

1. Déléguer avec confiance pour se libérer du temps

Objectif : Maîtriser la délégation pour se concentrer sur son cœur de métier managérial et développer son équipe.

• Pourquoi la délégation est parfois difficile ? Identifier et dépasser ses freins
• Ce qui est délégable vs ce qui ne l'est pas : faire le tri sereinement
• Les différents niveaux de délégation : information, consultation, codécision, autonomie complète
• La méthode de délégation efficace : objectif, cadre, moyens, suivi
• Déléguer tout en restant informé : les points de contrôle bienveillants
• Gérer la charge de l'équipe : prioriser collectivement
• Dépasser le "c'est plus rapide de le faire moi-même" : vision à long terme
• Développer les compétences de son équipe par la délégation progressive

Exercice pratique :

• Lister les tâches actuelles et identifier sereinement ce qui est délégable
• Construire le brief de délégation clair pour des missions concrètes
• Jeu de rôle : "Déléguer une mission en donnant confiance"
• Plan de délégation positif : 5 tâches à déléguer prochainement

1. Gérer les interruptions et protéger son efficacité

Objectif : Mettre en place des stratégies pour limiter les interruptions et préserver son temps de concentration dans le respect.

• L'impact des interruptions sur la concentration et l'efficacité
• Les sources d'interruptions : emails, appels, sollicitations, réunions
• Stratégies de protection respectueuses : signaux clairs, plages protégées, communication transparente
• La gestion des emails : traiter par lots, gérer les notifications, règle des 2 minutes
• Gérer les sollicitations de l'équipe tout en restant accessible
• Les réunions : optimiser, réduire, rendre efficaces
• Créer une culture d'équipe respectueuse du temps de concentration
• L'art de la disponibilité équilibrée : quand et comment être accessible

Exercice pratique :

• Analyser ses interruptions types et leur fréquence
• Construire son protocole de protection du temps personnalisé
• Rédiger sa charte de communication respectueuse pour l'équipe
• Audit positif de ses réunions : lesquelles optimiser, réduire, transformer ?

1. Plan d'action et rituels d'efficacité

Objectif : Construire son système personnel de gestion du temps et installer les rituels pour le maintenir dans la durée.

• Les rituels d'efficacité du manager serein
• Rituel du matin : planifier sa journée en 10 minutes
• Rituel du soir : clôturer positivement et préparer le lendemain
• Rituel hebdomadaire : planification et revue bienveillante de la semaine
• Rituel mensuel : bilan et ajustement du système
• Construire son plan d'action personnel des 30 prochains jours
• Les 3 changements prioritaires à mettre en place dès lundi
• Mesurer et célébrer sa progression

Exercice pratique :

• Concevoir mes rituels positifs (quotidien, hebdomadaire, mensuel)
• Plan d'action inspirant : mes 5 engagements des prochaines semaines
• Engagement bienveillant : le premier changement que je mets en place dès demain

Approche Pragmatique et Bienveillante

Cette formation s'appuie sur une pédagogie concrète et orientée action :

• Diagnostic bienveillant : prise de conscience constructive de son utilisation du temps
• Pratique immédiate : travail sur ses propres activités et agenda
• Outils actionnables : matrices, méthodes et protocoles prêts à l'emploi
• Engagement dans la confiance : plan concret à déployer dès le lendemain
• Suivi bienveillant : mesure des résultats et célébration de la progression

Méthodes pédagogiques

• Apports théoriques clairs et outils éprouvés
• Auto-diagnostic constructif de sa gestion du temps
• Études de cas de managers efficaces et sereins
• Exercices pratiques sur situations réelles
• Jeux de rôle : délégation, gestion de demandes
• Construction de son système personnel de gestion du temps

• Livret participant avec synthèses théoriques, matrices et outils pratiques
• Kit d'efficacité : templates de planification, matrices de priorisation, check-lists
• Matrice Eisenhower format A3 pour affichage bureau
• Guide de délégation : fiches pratiques et scripts de briefing
• Charte de respect du temps : modèle personnalisable pour son équipe
• Applications et outils : sélection d'outils numériques de productivité
• Accès plateforme : ressources et templates téléchargeables
• Salle équipée : paperboard, vidéoprojecteur, espaces de travail individuel

Positionnement en amont de la formation

• Questionnaire de positionnement : évaluation bienveillante de sa gestion du temps actuelle
• Auto-diagnostic constructif : audit de sa semaine type avant la formation
• Préparation : venir avec son agenda et ses tâches en cours

Suivi « pendant »

• Feuille de présence émargée matin et après-midi
• Exercices pratiques
• Participation active : implication dans les exercices et partages
• Auto-évaluation constructive : prise de conscience de ses opportunités de progression

Évaluation de fin de formation

• Quiz de validation des acquis : concepts et méthodes
• Présentation du plan d'action : validation de la compréhension et appropriation
• Engagement positif : mes 3 changements prioritaires dès demain
• Évaluation à chaud : questionnaire de satisfaction

Évaluation à froid

• Suivi à J+30 : questionnaire sur la mise en application et gains de temps mesurés
• Auto-audit : nouvelle cartographie du temps pour mesurer les progrès
• Session de retour d'expérience (en option) : partage des réussites et ajustements

Nadia El Bouroumi

Avocate, cheffe d'entreprise et fondatrice de l'Institut Haute Exigence. Experte en efficacité opérationnelle, organisation du temps et équilibre professionnel.

Délais d'accès à la formation

Le délai d'accès à la formation est variable en fonction du dispositif de financement utilisé, du planning des formateurs et des contraintes du client. Pour les formations inter-entreprises, vous pouvez consulter notre calendrier en ligne ou prendre contact avec nous. Nous traitons vos demandes sous 48 heures

Accessibilité

Si vous êtes en situation de handicap, merci de nous en informer afin de vous accompagner, vous orienter, et étudier les compensations nécessaires pour répondre au mieux à votre demande de formation. Certaines formations peuvent nécessiter une adaptation pour les personnes en fonction de leur handicap. Nous restons disponibles pour échanger ensemble et nous pourrons vous orienter vers un de nos partenaires : Agefiph, Cap Emploi