Organiser une formation intra-entreprise : étapes et bons réflexes

Une formation intra-entreprise réunit uniquement des salariés de votre entreprise, avec un programme adapté à votre contexte. Une formation inter-entreprises rassemble des participants de plusieurs organisations sur un programme standard, à des dates fixées à l’avance.

En résumé : l’intra est souvent le meilleur choix dès que plusieurs collaborateurs partagent un même besoin, ou quand la formation doit s’appuyer sur vos propres outils. Pour un besoin individuel, consultez notre calendrier des sessions inter-entreprises.

C’est l’étape qui fait la différence entre une formation utile et une formation « pour cocher la case ». Posez-vous, avec les managers concernés, quelques questions simples :

• quel problème voulez-vous résoudre ? Un nouvel outil, une procédure mal appliquée, une montée en compétences avant un projet, une obligation réglementaire ;
• qui est concerné ? Fonctions, ancienneté, niveau actuel ;
• que doivent savoir faire les participants à la fin ? Formulez des objectifs observables : « produire un tableau de bord mensuel sans aide », plutôt que « mieux connaître Excel » ;
• comment saurez-vous que c’est réussi ? Un indicateur, une situation de travail, un retour des managers.

Bon réflexe : impliquez les futurs participants dès cette étape. Un salarié qui a exprimé ses attentes s’engage bien davantage dans la formation.

Dans un même service, les niveaux sont rarement homogènes. Un positionnement individuel avant la formation (test, questionnaire, court entretien) permet :

• de constituer des groupes cohérents, quitte à prévoir deux niveaux ;
• d’adapter le rythme et les exercices ;
• de mesurer ensuite les progrès réalisés.

Sur cette base, l’organisme de formation vous propose un programme sur mesure : objectifs pédagogiques, contenu, durée, méthodes, modalités d’évaluation. Demandez à ce que les exercices s’appuient sur vos documents, vos logiciels et vos situations réelles, dans le respect de la confidentialité. Pour les compétences bureautiques et linguistiques, nos tests gratuits sont un bon point de départ : test Excel, test d’anglais.

Une formation se joue aussi sur des détails pratiques. Avant la session, vérifiez :

1. la salle : taille adaptée, calme, à l’écart des sollicitations du quotidien ;
2. le matériel : vidéoprojecteur ou écran, postes informatiques avec les bons logiciels et les bons accès, connexion internet ;
3. les horaires : compatibles avec l’activité, en évitant les périodes de rush ;
4. l’accessibilité : si un participant est en situation de handicap, signalez-le en amont pour que l’organisme prévoie les adaptations nécessaires ;
5. la disponibilité réelle des participants : prévenez les équipes et organisez le remplacement, pour qu’ils ne soient pas rappelés en pleine session.

Pensez aussi au rythme : plusieurs demi-journées espacées de quelques jours permettent souvent de mettre en pratique entre deux séances et de revenir avec des questions concrètes. À l’inverse, un bloc de journées consécutives convient mieux lorsqu’il faut maîtriser rapidement un nouvel outil avant son déploiement. Discutez-en avec l’organisme : il n’existe pas de format idéal dans l’absolu, seulement un format adapté à votre activité et à vos objectifs.

Pour les équipes réparties sur plusieurs sites, la classe virtuelle ou un format mixte peuvent éviter des déplacements, à condition de garder des séances courtes et interactives.

Quelques documents et démarches sont indispensables :

• la convention de formation, signée entre votre entreprise et l’organisme, qui précise l’intitulé, les objectifs, la durée, les dates, le lieu et les conditions financières ;
• le programme détaillé et les modalités d’évaluation ;
• la demande de prise en charge auprès de votre OPCO, si vous sollicitez un financement : elle doit en général être déposée avant le début de la formation, selon les règles et les délais propres à votre OPCO ;
• les convocations envoyées aux participants ;
• les feuilles d’émargement signées pendant la formation, puis le certificat de réalisation ou l’attestation remis à l’issue.

Pour bénéficier d’un financement de l’OPCO, l’organisme doit être certifié Qualiopi. Plus de détails sur notre page financements.

La formation ne s’arrête pas à la fin de la session. C’est souvent dans les semaines qui suivent que tout se joue : si les participants retrouvent leur quotidien sans occasion d’appliquer ce qu’ils ont vu, une grande partie des acquis s’efface. À l’inverse, une mise en pratique rapide, encouragée par le manager, transforme la formation en changement durable des pratiques. Pour qu’elle produise des effets durables :

• évaluez à chaud : satisfaction et acquis en fin de session ;
• évaluez à froid, quelques semaines plus tard : les participants utilisent-ils ce qu’ils ont appris ? Qu’est-ce qui les en empêche ?
• impliquez les managers : un point court avec chaque participant après la formation pour fixer une première mise en application ;
• donnez des occasions de pratiquer : une compétence non utilisée s’oublie vite ;
• capitalisez : supports, fiches pratiques, référents internes qui pourront aider leurs collègues.

Un signe qu’une formation intra est réussie : les participants continuent à utiliser entre eux le vocabulaire et les méthodes vus pendant la session.

NAPSIA, organisme de formation certifié Qualiopi basé à Toulouse, conçoit et anime des formations intra-entreprise dans de nombreux domaines : bureautique, langues, IA générative, CAO, gestion de projet, management, sécurité, métiers de l’industrie et de l’aéronautique.

• analyse gratuite de votre besoin et positionnement des participants ;
• programme sur mesure, construit avec vous à partir de vos cas réels ;
• formats : dans vos locaux partout en France, à Toulouse, à distance ou en format mixte ;
• accompagnement administratif : convention, documents, montage du dossier de prise en charge auprès de votre OPCO.

Notre rôle est aussi de vous faire gagner du temps : un interlocuteur unique coordonne le formateur, la logistique et les documents, et vous transmet à l’issue de la formation les évaluations et les attestations des participants.

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