Word : 12 fonctions qui font gagner des heures (et que peu de gens utilisent)
Article publié le 28-09-2026
Styles, table des matières automatique, publipostage, suivi des modifications : ces 12 fonctions de Word transforment la rédaction de vos documents. Pour chacune, à quoi elle sert et où la trouver.
1. Les styles : la base de tout document propre
Au lieu de mettre chaque titre en gras et en taille 16 « à la main », appliquez le style Titre 1, Titre 2… (onglet Accueil > groupe Styles).
- Modifiez un style une fois : tous les titres du document changent d’un coup ;
- les styles alimentent la table des matières et le volet de navigation.
Astuce : clic droit sur un style > Modifier pour changer police, couleur et espacements de tout le document en 30 secondes.
2. La table des matières automatique
Références > Table des matières. Elle se construit à partir des styles de titres. Après vos modifications : clic droit > Mettre à jour les champs > Mettre à jour toute la table. Fini les numéros de pages faux.
3. Le volet de navigation
Affichage > cocher Volet de navigation (ou Ctrl + F). Vous voyez le plan du document et vous déplacez une partie entière par glisser-déposer.
4. Les sauts de section
Pour avoir une page en paysage au milieu d’un document en portrait, ou un en-tête différent par partie : Mise en page > Sauts de page > Page suivante. Chaque section a ensuite sa propre mise en page.
5. En-têtes, pieds de page et numérotation
Double-cliquez en haut ou en bas de page. Pour ne pas numéroter la page de garde : cochez Première page différente. Pour démarrer la numérotation à 1 après le sommaire : un saut de section, puis Numéro de page > Format > À partir de 1.
6. Le publipostage
Envoyer le même courrier personnalisé à 200 personnes : Publipostage > Démarrer la fusion > Lettres, puis Sélection des destinataires (un fichier Excel). Insérez les champs Nom, Adresse… puis Terminer et fusionner. Fonctionne aussi pour les étiquettes, les enveloppes et les e-mails.
7. Le suivi des modifications
Révision > Suivi des modifications. Chaque ajout ou suppression apparaît en couleur avec le nom de l’auteur. Vos relecteurs corrigent, vous acceptez ou refusez chaque changement. Indispensable pour les contrats, procédures et rapports relus à plusieurs.
8. Les commentaires
Révision > Nouveau commentaire : pour poser une question sans toucher au texte. Dans Microsoft 365, tapez @prénom dans un commentaire pour prévenir un collègue par e-mail.
9. Rechercher et remplacer avancé
Ctrl + H, puis Plus >> : remplacez aussi des mises en forme ou des caractères spéciaux. Exemple : remplacer ^p^p (double retour à la ligne) par ^p pour nettoyer un texte copié depuis un PDF.
10. Les QuickParts (blocs réutilisables)
Sélectionnez un bloc que vous tapez souvent (signature, clause, mentions légales) > Insertion > QuickPart > Enregistrer la sélection. Vous le réinsérez ensuite en deux clics.
11. Les modèles (.dotx)
Un courrier ou un compte rendu que toute l’équipe utilise ? Enregistrez-le en Modèle Word (.dotx) : chacun part d’une base identique, avec le logo, les styles et les zones à remplir.
12. Les raccourcis qui changent tout
Ctrl + Entrée: saut de page ;Maj + F3: passer un texte en MAJUSCULES / minuscules ;Ctrl + Maj + CpuisCtrl + Maj + V: copier-coller une mise en forme ;Ctrl + Espace: supprimer la mise en forme d’un texte ;F4: répéter la dernière action.
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Questions fréquentes
Pourquoi ma table des matières affiche-t-elle de mauvais numéros ?
Elle ne se met pas à jour toute seule : clic droit sur la table puis « Mettre à jour toute la table ». Vérifiez aussi que vos titres utilisent bien les styles Titre 1, Titre 2…
Le publipostage fonctionne-t-il avec un fichier Excel ?
Oui, c’est même la source la plus pratique : une ligne par destinataire, une colonne par information (nom, adresse, civilité…).
La formation Word est-elle éligible au CPF ?
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